Caso práctico: Asesorías y gestorías
Las asesorías y gestorías se enfrentan a una gran carga de trabajo en el día a día. Necesitan una plataforma específica que centralice y agilice toda la documentación y comunicación.
A la hora de hacer todas esas gestiones con eficiencia y ofrecer un gran servicio al cliente es necesario contar con herramientas de gestión específicas. En este sentido, Somos360 ofrece un entorno de trabajo óptimo para gestorías: una oficina virtual que centraliza toda la comunicación con clientes, proveedores y colaboradores.
Ventajas de Somos360
Accesibilidad, copias en la nube y notificaciones en tiempo real.
La herramienta está alojada completamente en la nube. Esto permite tener una copia de seguridad siempre actualizada en un servidor; acceder a la información desde cualquier dispositivo y lugar y compartir la información que desees con los empleados, departamentos y clientes de tu empresa.
A su vez, cada cliente de tu negocio cuenta con su propio espacio en la nube dentro de tu plataforma Somos360. De esta manera, podrán subir y guardar sus documentos y tenerlos siempre accesibles: nóminas, Seguridad Social, balances, obligaciones fiscales…
Además, los diferentes empleados de tu asesoría o gestoría pueden estar organizados por departamentos, sucursales o secciones internas, pudiendo compartir información con otros empleados o departamentos, incluso a la vez y de forma colaborativa. Así, si un empleado actualiza un documento, el sistema registrará en tiempo real quién lo hizo y en qué momento.
Supón que un empleado solicita una fotocopia del DNI o una relación de facturas al cliente. El cliente recibe una notificación en su teléfono móvil o correo electrónico y puede enviar a través de su acceso a Somos360 los documentos adjuntándolos o haciéndole una fotografía. Al momento, el empleado recibirá un mensaje de que el cliente ha enviado la documentación, pudiéndolo comprobar en tiempo real. Así de fácil.
La información que necesitas, al momento
Leer hilos de mensajes en el correo electrónico para encontrar unos datos o buscar un documento de un cliente entre todas las carpetas será cosa del pasado. Con solo introducir sus datos, podremos acceder al histórico de documentos compartidos.
Además, Somos360 también permite automatizar (opcional) el envío de documentación, por lo que hace más fácil remitir a todos los clientes documentación específica sobre un nuevo requerimiento administrativo.
Por ejemplo, necesitamos consultar una factura o documento que nos envió hace meses. En Somos360 podremos realizar búsquedas avanzadas y filtrado de datos para dar encontrar el documento exacto.
Envío automático de documentación con total seguridad
Piensa en el tiempo que dedicas cada mes a enviar una por una todas las nóminas de los empleados que tienen tus clientes. Seguro que un tiempo muy valioso de tu asesoría o gestoría laboral lo pierdes en esta ardua y repetitiva tarea. Además, ¿cuántas veces te han dicho que no la han recibido o que no la han visto y has tenido que volver a hacer el proceso?
Con Somos360, el intercambio de documentación comprometida queda asegurado y automatizado. Ya sean nóminas, contratos, listado de costes, RNT, RLC, certificados, notificaciones o cualquier otro tipo de documento, tienes la capacidad de mover los archivos a una carpeta de tu ordenador. Somos360 se encarga de sincronizar el archivo automáticamente y con total seguridad al cifrar los datos transmitidos.
Todo ello, en un entorno seguro y privado, accesible con usuario y contraseña y bajo tu control. Evita el envío de documentos a través de WhatsApp, Gmail, Hotmail… Entornos en los que pierdes toda privacidad. Si lo necesitases, podrás enviar las notificaciones a través de estas plataformas, pero con un login previo a la descarga para asegurar su protección frente a usuarios no deseados.
Somos360 es la solución ideal de intercambio documental seguro para tu empresa. Cumple todos los estándares de seguridad y cifrado, tanto en el almacenamiento como en la transferencia de tus datos. Se realizan copias de seguridad diarias y el acceso de usuario se efectúa en dos pasos con capacidad de control de acceso.
Envío de notificaciones a todos los usuarios o grupos de usuarios
¿Has cambiado tu horario de atención al cliente? ¿Hay una nueva persona, teléfono o correo electrónico asignado a todos tus clientes o a un determinado grupo de ellos (ubicación geográfica, pymes, autónomos u otra clasificación)? Envía una sola vez las notificaciones a clientes concretos o a grupos y subgrupos según los tengas organizados en Somos360.
Una vez enviado el mensaje podrás comprobar quién lo ha visto y quién no, filtrando por fechas y mensajes y comprobando las estadísticas.
Comunicación instantánea
Favorece la comunicación entre empleados, departamentos y empleado-cliente-empleado con los sistemas de mensajería de Somos360 (chat y correo interno). La comunicación puede ser entre dos personas o grupales, pudiendo contactar con cada empleado o cliente por separado o por agrupaciones de estos.
Evita duplicidad, pérdida de información y malentendidos. Todo ello, con un histórico de conversaciones y copias de seguridad al momento. Una solución ideal para solicitar cualquier tipo de documentación, consultar trámites, lanzar preguntas y mantener la fidelización del cliente.
Firma digital al momento, con validez y seguridad
Los empleados podrán firmar la documentación almacenada en Somos360 con su propio certificado desde cualquier dispositivo desde el que acceda, sin necesidad de que tengan instalado el certificado (por ejemplo, porque accedan en un momento puntual a Somos360 desde un teléfono móvil que no cuenta con el certificado de firma digital instalado).
Además, podrán otorgar esta funcionalidad a aquellos clientes que estimen oportuno para facilitar y agilizar la tramitación de documentos importantes y de carácter urgente.
Agenda, recordatorios y notas
La clave de un buen trabajo está en una buena organización. En Somos360 cada usuario cuenta con su propia agenda (con posibilidad de compartir eventos con otros empleados), sus notificaciones de recordatorio (con la periodicidad y antelación que desee) y sus notas siempre accesibles (con el orden que desee).
Así, toda la información importante está accesible desde cualquier lugar y dispositivo, organiza y al alcance de un simple vistazo.
¡Personalización al máximo!
Y, por último, Somos360 es una solución ideal para cualquier asesoría o gestoría que quiera transformarse digitalmente. Por eso, ofrecemos la personalización de la plataforma con los colores corporativos y logotipos de tu propio negocio.
Además, dispones de espacios publicitarios delimitados dentro de tu plataforma para que los puedas administrar a tu gusto, generando sinergias entre tus propios clientes y aprovechando la oportunidad de vender más y ofrecer nuevos servicios.
En definitiva, ¿cuáles son las ventajas de Somos360 para asesorías y gestorías?
  • Potencia la comunicación entre los miembros. La forma de trabajar ha cambiado; ahora puede haber un equipo que trabaja en un mismo proyecto desde distintas ubicaciones. Resulta esencial disponer de un entorno colaborativo para coordinar y mejorar la comunicación entre los trabajadores y el responsable del proyecto. Documentos, procedimientos, indicaciones del cliente..., todo debe estar claro para que el resultado tenga la máxima calidad.
  • Evita duplicidades y falta de entendimiento. A veces varias personas necesitan editar el mismo documento. En este caso, trabajar sobre la misma versión permite que todos los miembros vean los cambios y trabajen sobre el documento actualizado.
  • Unifica toda la comunicación en el mismo lugar. En el entorno colaborativo es esencial tener centralizada la comunicación y acceder de manera sencilla y segura a los archivos. De esta forma, no es necesario utilizar el correo electrónico para enviar documentos adjuntos.
  • Mejora la productividad. Unificar la comunicación hace que cada miembro pueda avanzar en sus tareas de forma más rápida. Una herramienta colaborativa hace que las empresas consigan una mayor productividad y se dirijan a la excelencia.
  • El objetivo: ofrece un óptimo servicio. La satisfacción del cliente se vuelve esencial para las empresas que quieren destacar por su buen servicio y calidad. La unificación y la perfecta coordinación del equipo conducirán a un excelente resultado final.

¿Sabías que puedes probar nuestra herramienta de forma TOTALMENTE GRATUITA?

Solicita nuestra DEMO y te daremos acceso durante 30 días gratis.